Aufbewahrungspflichten und elektronische Aufbewahrung

Digitalisierung ist in aller Munde. Doch was sind die allgemeinen Aufbewahrungspflichten und wie wird eine elektronische Aufbewahrung sicherstellt? Der folgende Beitrag liefert die Antworten hierzu:

Grundsätze der Aufbewahrung gem. Obligationenrecht (Art. 958f OR)

  • Geschäftsbücher und Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden
  • Aufbewahrungsdauer: grundsätzlich 10 Jahre
  • Geschäfts- und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren

 Ausführungen über die Aufbewahrung in GeBüV

  • Die Aufbewahrung ist in der „Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (GeBüV)“ im Detail geregelt

 GeBüV

  • falls buchführungspflichtig, müssen folgende Bücher geführt werden:
    • Hauptbuch (bestehend aus Kontoauszügen und Journal)
    • Nebenbücher (je nach Art und Umfang des Geschäfts)
      • LoBu, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, Warenlager, angefangene Arbeiten
      • Lieferscheine (falls Bestandteil der Rechnung)
    • Dokumente, welche rechtsverbindliche Wirkung entfalten
      • Verträge, VR- und GV-Protokolle, Urkunden, Inventare, Statuten, Aktienverzeichnisse, Personaldossiers, Steuererklärungen, MWST-Abrechnungen, Sozialversicherungsdeklarationen, Lohnausweise
    • Grundsätze der Aufbewahrung (Art. 3ff. GeBüV):
      • 1. Integrität (Echtheit und Unverfälschbarkeit) der Geschäftsbücher und Buchungsbelege muss gewährleistet werden
      • 2. Arbeitsanweisungen über die Führung und Aufbewahrung sind zu dokumentieren, laufend zu aktualisieren und ebenfalls aufzubewahren
      • 3. Verfügbarkeit → Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen jederzeit eingesehen werden können
      • 4. Zugriffe auf die Informationen müssen dokumentiert werden → diese Dokumentation unterliegt ebenfalls der Aufbewahrungsplichten
      • 5. bei veränderbaren Informationsträger muss die Integrität (z.B. durch eine digitale Signatur) sowie der Zeitpunkt der Speicherung (z.B. durch Zeitstempel) sicherstellt sein
      • 6. die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen

Falls Papierbelege eingescannt werden, ist folgendes zu beachten:

  • Sicherstellen, dass alle Seiten des Dokumentes gescannt werden (z.B. auch Rückseiten)
  • Der gesamte Inhalt muss eingescannt werden (z.B. auch farbige Details)
  • Beim Scannen dürfen keine Änderungen vorgenommen werden
  • Eine nachträgliche Veränderung eines Dokuments muss nachweisbar sein
  • Das Verfahren der Digitalisierung muss dokumentiert werden

Besondere Aufbewahrungsdauer

  • Geschäftsunterlagen, die im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlageentsteuerung und Eigenverbrauch benötigt werden, sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 70 Abs. 3 MWSTG)
  • Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken sollten 26 Jahre aufbewahrt werden (20 Jahre MWST-steuerliche Abschreibungsdauer, 5 Jahre Verjährung und 1 Jahr Reserve)
  • Verlustscheine sind während 20 Jahren aufzubewahren (Art. 149a SchKG)
  • vereinzelte Kantone haben sogar bis 15 Jahre nach Ablauf des Steuerjahres das Recht eine Nachsteuer festzusetzen → steuerliche relevante Akten sind somit 15 Jahre aufzubewahren
  • wichtige Verträge zeitlich unbefristet (z.B. Liegenschaftskaufverträge) aufbewahren
    • könnten z.B. für eine spätere Berechnung der Grundstückgewinnsteuer relevant sein

Weitere Hinweise

  • Für besonders wichtige Dokumente (Notarunterlagen, Testamente, Aktienbücher) empfiehlt es sich, das im Original unterzeichnete Dokumente aufzubewahren
  • eRechnungen sollten nur verwendet werden, sofern ein Archiv vorhanden ist, dass die GeBüV-Bestimmungen einhält

Posted on August 7, 2017 in Aktienrecht

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