Corporate Governance ist nach wie vor in aller Munde und im Zuge der Verschärfung der gesetzlichen Bestimmungen, der Gerichtspraxis und der Revision des Aktienrechts möchten wir Sie dahingehend auf die wichtigsten Grundsätze der Unternehmensführung aufmerksam machen.
Eine zweckmässige Organisation und Arbeitsteilung zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung ist unerlässlich und das Vorhandensein eines Organisationsreglements entsprechend gesetzliche Pflicht. Die Festlegung der Organisation und das Erarbeiten des Reglements gehört zu den 7 unübertragbaren und unentziehbaren Aufgaben des Verwaltungsrats.
Das Organisationsreglement wird vom Verwaltungsrat erlassen und muss regelmässig überprüft werden. Es ordnet die Funktionen und regelt die Zusammenarbeit zwischen Verwaltungsrat und Geschäftsleitung. Insbesondere verpflichtet es die betreffenden Mitglieder zur Regelung und Erfüllung folgender Aufgaben:
- Zuweisung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten an Verwaltungsrat und Geschäftsleitung
- Einhaltung der zulässigen Zeichnungsberechtigung (nur Kollektivzeichnungsrecht)
- Einhaltung des VR-Sitzungsrhythmus samt Protokollführung (mindestens 4 x jährlich, mit Themenschwer-punkten gemäss Führungskalender wie z.B. Strategie, Finanzen, Personelles, Organisation, Märkte etc.)
- Beschlussfähigkeit, Beschlussfassung und notwendiges Stimmenmehr, Möglichkeit von Zirkularbeschlüssen und Telefonkonferenzen
- Sitzungsprotokoll und Führung einer Pendenzenliste (Die Dokumentation kann überprüft werden)
- Regelung der internen und externen Kommunikation
Oft geht vergessen, dass auch die Durchführung und Protokollierung der Generalversammlung sowie die Führung des Aktienbuchs in der Zuständigkeit des Verwaltungsrats liegt. Diese Aufgaben stellen eine gesetzliche Pflicht dar und gelten ausnahmslos für jede Aktiengesellschaft.
Wir empfehlen Ihnen die Sitzungen am Hauptsitz der Unternehmung abzuhalten. Falls dies nicht möglich ist, bieten wir Ihnen als Ihr kompetenter Partner rund um Ihre Unternehmensfragen auf Anfrage gerne die Nutzung von Räumlichkeiten an zentraler Lage in Zürich und Zug an. Ebenso stellen wir uns bei Bedarf gerne als Protokollführer/in zur Verfügung.
Die Einhaltung der Sorgfaltspflichtsbestimmungen ist nicht nur gesetzlich verankert, sie dient hauptsächlich dem Zweck der Führung eines gesunden und erfolgreichen Unternehmens. Sind dem Verwaltungsrat seine Haftungsrisiken bewusst und setzt er sich dementsprechend als oberstes Aufsichts- und Gestaltungsorgan für die Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien ein, trägt er einen wesentlichen Teil zum Bestehen der Unternehmung und zu einer fairen Wirtschaft bei.
